Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ở công ty TNHH Hương liệu thực phẩm Việt Nam vào quản trị và xử lý rủi ro về nhân lực

Mọi Tổ chức/doanh nghiệp đều mong muốn được liên tục tăng trưởng, đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy trì tỷ suất lợi nhuận cao đó và mọi Doanh nghiệp/Tổ chức đều hiểu rõ phải có một hệ thống quản lý khoa học chặt chẽ để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực đang có. Nếu không có hệ thống quản lý chất lượng thì tổ chức rất ít cơ hội nhận ra những điểm cải tiến và phát triển trong quá trình hoạt động. Và ISO 9001 ra đời đi xa hơn vai trò về chiến lược, nó là một hệ thống quản lý doanh nghiệp đúng nghĩa.

Sơ lược về Tiêu chuẩn ISO 9001

Thế nào là ISO 9001?

ISO 9001 là một tên gọi của tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng được phát triển và ban hành bởi ISO – Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế. Phiên bản mới nhất hiện nay của ISO 9001 là ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.

Bên cạnh đó, đây cũng là một tiêu chuẩn được ứng dụng cho việc đánh giá chứng nhận phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức. Bởi vậy, nó được sử dụng rộng rãi không chỉ ở Việt Nam mà còn ở nhiều quốc gia trên thế giới.

Các phiên bản của ISO 9001

ISO 9001:1987 Quality systems – Model for quality assurance in design/development, production, installation and servicing (Quản lý chất lượng – Mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế/triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật) – Đã hết hạn.
ISO 9001:1994 Quality systems – Model for quality assurance in design, development, production, installation and servicing (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:1996 Quản lý chất lượng – Mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế, triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật) – Đã hết hạn.
ISO 9001:2000 Quality management systems – Requirements (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2000 Quản lý chất lượng – Các yêu cầu) – Đã hết hạn.
ISO 9001:2008 Quality management systems – Requirements (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2008 Quản lý chất lượng – Các yêu cầu). Đây là phiên bản hiện hành của ISO 9001 – Đã hết hạn
ISO 9001:2015 Quality management systems – Requirements (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2015 Quản lý chất lượng – Các yêu cầu) – Đây là phiên bản mới nhất tại thời điểm hiện tại.

Tiêu chuẩn ISO 9001 – Phiên bản 2015

ISO 9001:2015 là gì?

ISO 9001:2015 thay thế cho ISO 9001:2008. Đây là tiêu chuẩn được quốc tế công nhận cho việc quản lý chất lượng của các doanh nghiệp, áp dụng cho các quá trình tạo ra và kiểm soát các sản phẩm và dịch vụ của một tổ chức cung cấp và quy định kiểm soát có hệ thống các hoạt động để đảm bảo rằng các nhu cầu và mong đợi của khách hàng được đáp ứng.

ISO 9001:2015 được ban hành và có hiệu lực từ ngày 15/09/2015. Điểm cải tiến thứ nhất của ISO 9001:2015 so với các phiên bản cũ là việc tiếp cận tư duy dựa trên rủi ro. Tư duy này giúp tổ chức xác định các yếu tố có thể là nguyên nhân làm các quá trình và hệ thống quản lý của tổ chức chệch khỏi kết quả được hoạch định. Doanh nghiệp có thể đưa ra các kiểm soát phòng ngừa các rủi ro và có cơ hội để cải tiến.

Thay đổi thứ 2 là việc thay đổi các nguyên tắc quản lý chất lượng, bao gồm:

ISO 9001:2015 tuân theo cấu trúc HLS mới

Cấu trúc bao gồm 10 điều khoản chính thay vì 8 điều khoản như trước.

Sự thay đổi về các thuật ngữ

Một số thuật ngũ trong ISO 9001:2015 đã được thay đổi để phù hợp với sự phát triển của kinh tế và xã hội.
Chi tiết những lưu ý về các thuật ngữ này xem ở phần cuối của tiêu chuẩn ISO 9001- 2015.

ISO 9001:2015 không yêu cầu sổ tay chất lượng

Trong ISO 9001:2015, Sổ tay chất lượng không phải là một yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên Sổ tay chất lượng vẫn là một tài liệu cần thiết của tổ chức.
Sổ tay chất lượng như là một mục lục bao quát của Hệ thống quản lý.

Các điều khoản loại trừ

Trong ISO 9001-2015, doanh nghiệp có thể loại trừ bất cứ điều gì. Nếu tổ chức chứng minh được rằng nó không ảnh hưởng tới việc cung cấp các sản phẩm phù hợp với các yêu cầu của khách hàng.

ISO 9001:2015 chỉ còn 7 nguyên tắc quản lí chất lượng

ISO 9001:2015 đã không sử dụng nguyên tắc tiếp cận theo hệ thống. Mà là tiếp cận theo quá trình.
Thay đổi nguyên tắc Hợp tác cùng có lợi với nhà cung cấp thành quản lý các mối quan hệ.

“Bối cảnh của tổ chức”

ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp phải xác định “bối cảnh” bên trong và bên ngoài. Xác định được nhu cầu của các bên quan tâm. Từ đó, doanh nghiệp xác định được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và rủi ro ảnh hưởng đến mình.

“Vai trò lãnh đạo”

Vai trò lãnh đạo trong ISO 9001:2015 được để cao hơn. Cụ thể như:

– Bỏ vị trí Đại diện lãnh đạo. Lãnh đạo không được quản lý gián tiếp thông qua Đại diện lãnh đạo.

– Lãnh đạo phải chịu trách nhiệm cao nhất về hiệu lực của hệ thống quản lý của mình.

– Lãnh đạo phải tham gia, chỉ đạo và hỗ trợ các cá nhân đóng góp vào hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.

– Lãnh đạo phải thúc đẩy việc sử dụng cách tiếp cận quá trình và tư duy dựa trên rủi ro.

Tư duy dựa trên rủi ro

ISO 9001:2015 đã đưa ra yêu cầu doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phải dựa trên bối cảnh của tổ chức. Doanh nghiệp cần xác định các rủi ro và cơ hội phải được giải quyết để:

– Đảm bảo đạt được các kết quả như dự kiến.

– Ngăn ngừa, giảm thiểu các tác động không mong muốn.

– Đạt được sự cải tiến liên tục.

Doanh nghiệp phải chủ động hơn trong việc xác định và giải quyết các rủi ro.

Hoạch định sự thay đổi

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã nêu ra những yêu cầu khi mà doanh nghiệp về việc có kế hoạch cho sự thay đổi.
Doanh nghiệp phải thận trọng hơn trong việc thay đổi hệ thống quản lý của mình. Việc thay đổi không được phá vỡ cấu trúc của Doanh nghiệp.

Tri thức

Điều 7.1.6 Tiêu chuẩn ISO 9001-2015 đã yêu cầu tổ chức phải xác định các Tri thức cần thiết của doanh nghiệp.
Tri thức của tổ chức là những bí quyết, kinh nghiệm của tổ chức về lĩnh vực, sản phẩm, công nghệ của Doanh nghiệp

Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2015

Trong thời buổi thị trường đang ngày càng cạnh tranh khốc liệt hơn, việc phát triển doanh nghiệp cũng như thỏa mãn khách hàng là 2 điều cần phải được song song thực hiện tốt.

Bởi vậy, các nhà lãnh đạo cần phải hiểu rõ việc có một hệ thống quản lý khoa học chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp của mình sử dụng và phát huy tối đa nguồn nhân lực hiện có. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chắc chắn là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý khoa học, chặt chẽ thực sự hiệu quả mà mọi doanh nghiệp/ tổ chức nên lựa chọn và áp dụng.

Trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã đưa ra yêu cầu doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phải dựa trên bối cảnh của tổ chức. Doanh nghiệp cần xác định các rủi ro và cơ hội phải được giải quyết để:

– Đảm bảo đạt được các kết quả như dự kiến.

– Ngăn ngừa, giảm thiểu các tác động không mong muốn.

– Đạt được sự cải tiến liên tục.

Được ví như tuyến phòng thủ thứ 2 của doanh nghiệp, quản trị rủi ro có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp để phát hiện và phòng ngừa các sai sót và gian lận. Doanh nghiệp phải chủ động hơn trong việc xác định và giải quyết các rủi ro. Tại một công ty sản xuất hương liệu thực phẩm như Công ty TNHH Hương liệu thực phẩm Việt Nam thì rủi ro có thể đến từ nhiều nguyên nhân, ví dụ như:

Con người
Cơ sở vật chất
Môi trường lao động
Nguyên liệu
Máy móc thiết bị
Quy trình sản xuất

Với Công ty TNHH Hương liệu thực phẩm Việt Nam trong các nguồn lực của tổ chức, nguồn nhân lực luôn là nguồn lực quan trọng nhất. Doanh nghiệp tồn tại là để phục vụ các nhu cầu của con người chính vì thế nên các rủi ro liên quan đến con người đều có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động cũng như lợi ích của doanh nghiệp. Vì vậy xác định rủi ro về nhân lực và giải pháp xử lý rủi ro về nhân lực cũng được chúng tôi chú trọng.

Nhận dạng rủi ro nhân lực

– Một số nguồn rủi ro nhân lực:

+ Môi trường vật chất

+ Môi trường xã hội

+ Vấn đề nhận thức

+ Môi trường doanh nghiệp (các mối quan hệ đồng nghiệp, giữa nhân viên với doanh nghiệp…)

+ Tâm lý của nhân viên.

+ Tuân thủ nguyên tắc hoạt động và điều động của công ty.

– Phân loại rủi ro nhân lực

+ Rủi ro nhân lực từ nội bộ doanh nghiệp: Đây là các rủi ro xuất phát từ yếu tố con người bên trong tổ chức như các nhân viên, người lao động hay các quản trị viên trong tổ chức.

+ Rủi ro nhân lực từ bên ngoài tổ chức: Đây là các rủi ro được bắt nguồn từ yếu tố con người bên ngoài tổ chức như khách hàng, nhà cung cấp, người cho vay vốn, người vay vốn…

– Một số nguy cơ rủi ro nhân lực: sự tử vong, sức khỏe suy giảm, nghỉ hưu, thất nghiệp…

Phân tích và đo lường rủi ro nhân lực

– Trên cơ sở nhận dạng, nhà quản trị phân tích theo từng loại rủi ro. Có thể chia rủi ro thành hai nhóm: Rủi ro đối với người lao động và rủi ro đối với tổ chức.

Đánh giá các tổn thất

Đánh giá tổn thất của người lao động:

– Tần số tổn thất:

+ Sức khỏe yếu kém

+ Tuổi già và hưu trí

+ Tình trạng thất nghiệp

– Mức độ tổn thất:

+ Tổn thất thu nhập tiềm năng

+ Sự đáp ứng hoặc ước lượng nhu cầu bị thay đổi

+ Các chi phí có thể sẽ có chiều hướng tăng thêm

Đánh giá tổn thất thực tế của công ty:

+ Mất người chủ chốt

+ Mất đi khoản tín dụng nào đó

+ Hoạt động bị đình trệ

+ Nguồn nhân lực biến động

+ Tốn thêm chi phí tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo nhân lực mới

+ Chảy máu chất xám

+ Nảy sinh những mâu thuẫn nội bộ

+ Không sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức

+ Môi trường làm việc không đảm bảo an toàn lao động

+ Có thể sẽ phát sinh rủi ro pháp lý trong quá trình tuyển dụng, sử dụng hay sa thải nhân viên…

Kiểm soát các rủi ro nhân lực

Kiểm soát rủi ro nhân lực là việc sử dụng các biện pháp để né tránh, ngăn ngừa, giảm thiểu những tổn thất về nhân lực của công ty.

Những giải pháp phòng ngừa và xử lý rủi ro và phát triển nhân lực:

– Xây dựng chính sách tuyển dụng hợp lí và hiệu quả

– Xây dựng chiến lược đào tạo nguồn nhân lực kế cận, nhân lực dự phòng

– Có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho tương lai

– Đào tạo:

Xem đào tạo là sự đầu tư lâu dài trong sự phát triển nguồn nhân lực của tổ chức.
Không giới hạn việc đào tạo chỉ dành cho nhân viên mới, các chương trình đào tạo có kế hoạch sẽ duy trì và nâng cao các cấp độ kỹ năng của tất cả các nhân viên cũng như khuyến khích nhân viên phát triển một cách chuyên nghiệp
Tùy theo cương vị, tố chất của mỗi nhân, mà sắp xếp thời gian huấn luyện đào tạo có trước có sau, về trình độ thì có nông có sâu, giúp nhân viên tiềm năng phát huy được điểm mạnh sẵn có của bản thân và khắc phục được phần nào điểm yếu của bản thân.
Xây dựng lộ trình phát triển “Individual Career Plan” cho những ứng viên tiềm năng
Chủ động kêu gọi đón nhận sinh viên về công ty thực tập. Qua quá trình làm việc, sàng lọc và giữ lại những cá nhân xuất sắc.

– Bố trí công việc thích hợp theo hướng tăng kỹ năng và khả năng làm việc của từng người lao động.

– Xây dựng môi trường lao động an toàn, thân thiện, với nhân viên. Thêm đó là xây dựng môi trường có cơ hội phát triển sự nghiệp cho nhân viên.

– Hệ thống KPI đánh giá chất lượng lao động chính xác cho từng bộ phận riêng biệt

– Thực hiện quy chế an toàn lao động.

Tài trợ rủi ro về nhân lực

Công ty TNHH Hương liệu thực phẩm Việt Nam thực hiện kế hoạch tài trợ rủi ro về nhân lực thông qua việc xây dựng hệ thống các chính sách đền bù cho nhân viên một cách thỏa đáng như:

– Các chương trình phúc lợi (thất nghiệp…)

– Các chương trình bảo hiểm (tai nạn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…)

– Khuyến khích gắn liền với lương (thâm niên…)

– Sự quan tâm của ban lãnh đạo, các tổ chức công đoàn với từng nhân viên trong công ty về ốm đau, thương tật, chia sẻ những rủi ro cá nhân của nhân viên…

– Tạo sự gắn kết gắn bó giữa các cá nhân trong công ty giữa nhân viên với doanh nghiệp thông qua các hoạt động như du lịch, liên hoan, lễ tết…

Xem thêm: